便利なGmail　しっかり整理出来ていますか？

Googleが提供するサービス「Gmail」
多くの方が使っていると思いますが、しっかり整理出来ていますか？

僕は言うまでもなく整理出来ていませんでした。
８つのアカウントをGmailに集約しているのですが、気付いた時には受信トレイに未読メールが40,000件以上。

整理前の受信トレイ

一日に一回は受信トレイに目を通すことで、大切なメールの見逃しを防ぐようには気を付けてはいましたが、タイトルをチェックするだけでは当然既読にならず、未読メールがどんどん増えてしまうのでした。

さらに、重要なメールが未読で残っているかもしれないと思うと全てを一括で既読には出来ないし、大量の未読メールを一つ一つチェックするなんて考えられません。

そうしている間に、いつの間にか４万件以上も未読がたまっていました。

僕が実践した３つの整理方法

さて、そんな僕が未読メールを０件にしたGmailの整理方法を本記事から三回に分けてご紹介いたします。

第１回　不要なメールは読まずにまとめよう。「フィルタの基本設定」
第２回　重要度や属性でメールを分ける。「ラベリングの使い方」
第３回　見なかったメールは要らないもの。「一定期間経った過去のメールを全て既読にする方法」

前置きが長くなりましたが、第１回の始まりです。

第１回　不要なメールは読まずにまとめよう。「フィルタ」の基本設定

Gmailの便利な設定の一つに「フィルタ」があります。
フィルタとは、受信したメールを自動的に処理してくれるもので、読まないメールを自動で削除したり、重要なメールにタグを付けたり色々と便利な機能があります。

今回の目的

今回は不要なメールに対して下記の３つを満たすようにフィルタを設定することを目的にします。

1.受信トレイには表示しない
2.自動で既読にする
3.読まないフォルダ（今回は「削除用」と命名）に入れる

手順

手順 1/4　読まない送信元にチェックを入れる

一度買い物をしたネットショップのメルマガが配信され始めたり、名刺交換した方のメルマガに勝手に登録されたり、使おうと思って登録したものの結局使わなくなったサービスからのメールが配信され続けたり…そういう読まないメールの送信元にチェックを入れましょう。（一度に最大２５件までフィルタ可能でした）

手順 2/4　「メールの自動振り分け設定」を選択

チェックを入れ終わったら、上の画像にあるように「その他」->「メールの自動振り分け設定」を選択

手順 3/4　「この検索条件でフィルタを作成」を押しましょう

From欄にチェックした送信元が入っていることを確認して、今回はこのまま右下にある「この検索条件でフィルタを作成」を押しましょう。

手順 4/4　フィルタを作成

最後の手順です。

画像の赤枠の部分にチェックを入れ、ラベルを新規で追加しましょう。
その後「フィルタを作成」を押せば完了です。

今回の作業で未読が40,000件から25,000件へ

いかがだったでしょうか？

僕は本記事の作業をした結果、未読が25,000件まで減りました。（スクリーンショット取り忘れ）

今回は不要なメールの処理方法でしたが、次回は重要なメールの扱い方として「ラベル」の使い方を書きたいと思います。